Romaric Servajean-Hilst est enseignant-chercheur en Stratégie à Kedge Business School. Diplômé de l’ESSEC, docteur en sciences de gestion et chercheur-associé au Centre de Recherche en Gestion de l’École Polytechnique. Ses recherches portent sur le management de l’innovation collaborative et de l’innovation de rupture, et sur la place des achats dans cette innovation. Il s’intéresse en particulier au management de la relation d’innovation entre une entreprise cliente et son fournisseur, en identifiant les modes de fonctionnement qui concilient les intérêts et les contraintes de la relation client-fournisseur, dans un objectif de performance durable.
Pour que l’acheteur soit plus performant pour l’entreprise, il faut qu’il pense au-delà de l’entreprise », explique Romaric Servajean-Hilst. « Les achats doivent être réalisés en fonction de leurs impacts. En d’autres termes, l’acheteur doit toujours se poser les questions suivantes : quels sont les impacts de cet achat sur les autres ? sur l’environnement ? sur la recyclabilité ? Et, en amont, quels sont les impacts sur le fournisseur ? ».
Selon le chercheur, cela suppose non de modifier la fonction achats mais la vision de l’acheteur, et la façon dont il va gérer son temps. Dans cette nouvelle perspective, sa gestion des priorités change. « L’acheteur doit pouvoir se consacrer davantage à la partie amont de sa fonction, celle des recherches sur les impacts. Ce sera du temps, qui dans tous les cas, sera profitable à l’entreprise », certifie Romaric Servajean-Hilst.
Calculer en coûts complets
Les différentes étapes de la fonction achats sont ainsi revisitées à l’aune de la recherche des impacts : construire son cahier des charges, spécifier son besoin, connaître ses marchés et ses fournisseurs, et les fournisseurs de ses fournisseurs. « Il faut partir du scope des achats pour aller plus loin, ce qui signifie à la fois préciser son besoin mais davantage s’intéresser à l’autre : qui est dans la chaîne à part mon entreprise ? et comment ces autres personnes travaillent ? », interroge le chercheur.
Cette réflexion plus globale sur l’achat implique de raisonner en TCO – coût total d’acquisition en français –. « On ne pense pas qu’au coût du produit, mais à sa conception, son acheminement, son utilisation, son recyclage », poursuit-il. « C’est cette démarche qui prévaut aussi dans cette nouvelle vision des achats, car elle implique qu’il y a un coût pour tout, pas uniquement pour le produit. Et quand on dit coût, on ne pense pas que coût financier ». Pour faire appréhender au mieux la notion à ses étudiants, Romaric Servajean-Hilst s’appuie sur la méthode VBP, pour Value Based Procurement.
L’objectif de la méthode : maximiser le rapport entre le bénéfice achat et les coûts induits pour cet achat. Cela signifie tout à la fois identifier les différentes parties prenantes, raisonner en coût complet et évaluer les différents impacts de son achat (lire l’encadré ci-après). Pour le chercheur, la recherche de cette vision globale est source de satisfaction, primordiale pour impulser un changement dans la durée. « Le premier avantage pour l’acheteur, c’est l’intérêt et le sens de son travail », assure Romaric Servajean-Hilst. « Il s’agit ici d’une démarche pour un achat intelligent, on sort d’une tâche purement administrative, qui peut être perçue comme répétitive, et on y apporte réflexion et échange humain. Dans les formations, je constate tous les jours que c’est pour cela que les futurs acheteurs choisissent ce métier ».
Autre bénéfice, côté entreprise cette fois : les impacts financiers et sur le plan de la RSE. « Regarder l’ensemble des parties prenantes permet d’acheter selon le juste besoin, cela signifie, et c’est largement prouvé : beaucoup moins de dépenses inutiles, on ne surachète plus et inversement on ne sous-achète pas non plus, donc moins de problèmes de qualité et un meilleur usage fait de l’achat. Tout cela concourt à améliorer la productivité de l’entreprise en continu, car c’est une démarche sur le long terme ».
Le « Value Based Procurement » / VBP) est une démarche prenant en compte tous les impacts de l’acte d’achat, autrement dit, un achat intégrant le concept de valeur dans la prise de décision, tout en maîtrisant les coûts. Le concept a été mis au point aux États-Unis dans le domaine de la santé : le système de santé en difficulté nécessitait de changer la façon d’acheter. L’idée était que la fonction achat devait donc se positionner comme un apporteur de solution et pour cela, modifier son approche pour être plus créatrice de valeur.
Des étudiants en master MAI formation continue de Kedge, sous la direction de Karell Sinapah, ont appliqué la méthode du Value Based Procurement sur un cas d’usage propre à l’industrie : le renouvellement de chariots élévateurs. Il s’agissait de renouveler un parc d’une centaine de chariots, en location longue durée (LDD) pour la plupart, avec une maintenance assurée par un technicien sur site. L’approche proposait, à la place, un achat groupé de nouveaux chariots élévateurs, plus ergonomiques et plus confortables. D’une part, le calcul du TCO a démontré que, sur la LDD, les coûts annuels et mensuel en coût complet étaient 10 fois supérieurs aux coûts standards, c’est-à-dire les coûts ne prenant pas en compte l’énergie (eau, électricité), les pièces détachées, les coûts des visites réglementaires, les assurances, les frais administratifs. De plus, la méthode VBP préconisant l’achat de chariots ergonomiques plutôt que la location longue durée a mis en évidence une meilleure satisfaction utilisateur, une réduction des troubles musculo-squelettiques, une réduction des accidents, des économies d’énergie et une augmentation de la productivité. Et au bout d’un an : une baisse des maladies professionnelles, une réduction des risques de mouvements sociaux, une image de marque revalorisée et un niveau de motivation plus élevé.
Afin de préparer les managers achats à agir dans l’incertain, de nouvelles formations les amènent à se pencher sur une problématique innovante dans un écosystème en pleine mutation. À travers une succession de travaux suivant des instructions ambiguës, ils découvrent les problématiques posées par l’innovation et apprennent à les résoudre en adaptant les outils proposés. Les groupes sont ensuite redistribués et les étudiants doivent passer de la position de l’acheteur à celle du fournisseur. Les objectifs de ce type de formation : savoir traiter l’information et la mettre en action en reformulant un questionnement et en élaborant une solution, développer l’empathie et la collaboration, comprendre son environnement et savoir s’appuyer sur le soutien institutionnel (ressources bibliographiques, disponibilité des enseignants...).
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MAI Executive- Manager de l'Achat International