Chef de projet événementiel

Festivals, salons, mariages, séminaires, inauguration, événements sportifs… Le chef de projet événementiel est le spécialiste de l’organisation des événements. Jusqu’au jour J, c’est lui qui supervise toutes les étapes, de la rédaction du cahier des charges au choix des prestataires en passant par la constitution des équipes. Expert en communication, spécialiste du marketing, professionnel de la logistique, le chef de projet événementiel est un véritable touche-à-tout qui ne laisse aucune place au hasard.

Les autres appellations du chef de projet événementiel :

• Organisateur de réceptions
• Conseiller en organisation d’événementiel
• Chargé de communication événementielle
• Organisateur de soirées
• Responsable d’événement
• Event manager

Les missions du chef de projet événementiel

Responsable de la réalisation d’un événement, le chef de projet événementiel chapeaute l’intégralité des projets qui lui sont confiés. C’est un métier extrêmement polyvalent avec des missions aussi diverses que variées.

Les missions principales du chef de projet événementiel sont :

• La conception du projet
       
  - Rencontre avec les clients et analyse de leurs besoins pour répondre parfaitement à leurs attentes.    
  - Élaboration du cahier des charges comprenant le type d’événement, son lieu, sa date, son budget, etc.      
  - Conception d’un projet à la hauteur des objectifs du client, tout en respectant son budget.
   
• Les préparatifs de l’événement- Planifier tous les contours de l’événement.       
  - Constituer et superviser les équipes.
  - Coordonner l’organisation du projet et son animation (choix des intervenants notamment).
  - Veiller au respect du temps imparti, des contraintes budgétaires, des exigences de sécurité et des obligations contractuelles.
  - Élaborer un plan de communication pour faire la promotion de l’événement.
  - Gérer l’approvisionnement et la logistique.
   
• Le jour J
  
  - Surveiller le bon déroulement de l’événement.
  - Être réactif en cas de problèmes éventuels.
  - Faire le lien entre les différentes équipes.
   
• L’après-événement
       
  - Recueillir les retours clients et mesurer sa satisfaction.
  - Établir le bilan financier de l’événement.
  - Facturer le client.
  - Mesurer les retombées de l’événement et la satisfaction des participants.
  - Analyser ces dernières avec le client et envisager des axes d’amélioration.
  - Mettre en place une communication post événement (replay, interviews pendant l’événement diffusés à posteriori, etc.).
      
• Chaque jour de travail
       
  - Développer le portefeuille clients et prospects.
  - Développer et fidéliser la relation client.
  - Réaliser une veille documentaire.

Quelles études pour devenir chef de projet événementiel ?
 

L’accès au métier de chef de projet événementiel peut se faire sans diplôme particulier, avec une expérience professionnelle dans le secteur. Toutefois, une formation bac +2 minimum est un solide atout aux yeux des employeurs.

Plusieurs cursus sont possibles pour exercer en tant que chef de projet événementiel :

Bac +2 :

• BTS en communication, en information et communication ou avec une     spécialisation en événementiel.
• DUT information et communication.

Bac +3 :

• Licence professionnelle des métiers de la communication et de l’événementiel.

Bac +5 :

• Master en communication, marketing et production événementielle.
• Master en gestion d’événements.
• Diplôme de l’Institut d’études politiques (IEP).
• Diplôme d’école de commerce ou de communication avec option communication événementielle ou management événementiel.

KEDGE Business School, grande école de commerce, classée numéro 1 pour la 8e année consécutive au classement des meilleurs masters catégorie qualité, propose des formations plébiscitées par les recruteurs. Les aspirants chefs de projet événementiel peuvent acquérir de solides compétences en management et communication en suivant l’une des formations suivantes :
- Master of Science Marketing
- Mastère Spécialisé Arts and Creative Industries Management
- Master of Science  International Sport & Event Management

Quelles compétences sont nécessaires pour être chef de projet événementiel ?

Chef de projet événementiel est un métier très polyvalent qui offre de belles perspectives d’évolution, mais qui est aussi très exigeant. Les responsabilités sont importantes, avec une pression tant sur les délais que sur les budgets. L’amplitude horaire est aussi très large et le travail intense, le soir comme le week-end. Pour exceller dans la profession, le chef de projet événementiel doit alors posséder des compétences et des aptitudes bien spécifiques.

Hard skills, connaissances techniques et savoir-faire

• Excellentes connaissances en gestion de projet et gestion budgétaire.
• Maîtrise des normes et procédés pour l’organisation d’événements sportifs, culturels, artistiques, professionnels et l’organisation de soirées.
• Maîtrise des techniques commerciales et de communication orales, écrites et numériques.
• Bonne connaissance en droit et réglementation du tourisme.
• Connaissance des techniques de rédaction : contrats, propositions commerciales et réponses aux appels d’offres.
• Maîtrise de l’anglais B2 minimum et des outils informatiques.

Soft skills, qualités personnelles et savoir-être

• Pour devenir un bon chef de projet événementiel, il est nécessaire de savoir prendre des initiatives et être force de proposition, tout en étant flexible.
• Rigoureux, le responsable de projet possède un grand sens de l’organisation.     
• La polyvalence est aussi un prérequis, ainsi qu’une  excellente résistance au stress.
• Le chef de projet événementiel est un créatif, capable d’inventivité et de réactivité.
• Il fait preuve d’un leadership incontestable pour gérer son équipe et les différents prestataires.
• Le chef de projet événementiel possède également des capacités relationnelles et rédactionnelles indéniables.

Évolution du métier de chef de projet événementiel : à quoi s’attendre pour l’avenir ?
 

Compte tenu de l’essor du digital dans les métiers de la communication, le chef de projet événementiel doit aujourd’hui posséder une forte culture numérique. La maîtrise des outils de communication digitale et des réseaux sociaux est désormais indispensable.

L’avenir du métier passe également par un engagement fort en faisant de la RSE (responsabilité sociétale des entreprises) un axe majeur des projets. Écoconception des événements, communication responsable, réduction de l’empreinte carbone, gestion des déchets, etc., sont autant d’éléments pour lesquels le futur chef de projet devra s’engager durablement.

Quels sont les débouchés pour un chef de projet événementiel ?
 

Un chef de projet événementiel a l’opportunité de travailler pour différentes structures : agence spécialisée dans l’organisation d’événement, agence de publicité ou agence de communication. Il peut aussi travailler au sein d’entreprises spécialisées dans la réalisation d’événements (société de spectacles, d'évènementiel sportif...) ou dans de grandes entreprises en tant que chargé de communication.

Quel est le salaire d’un chef de projet événementiel ?
 

La rémunération du chef de projet d’évènementiel va dépendre de la taille de l’agence ou de l’entreprise qui l’emploie. En moyenne, un chef de projet débutant gagne environ 2 000 € brut mensuel, soit 24 000 € brut par an. Un chef de projet confirmé peut toucher jusqu’à 3 750 € brut mensuel, soit 45 000 € brut par an. Au salaire peuvent s’ajouter des primes en fonction de la réussite de l’événement.

Carrière et évolution professionnelle d’un chef de projet événementiel
 

En règle générale, un chef de projet fraîchement diplômé va commencer sa carrière en tant qu’assistant événement. Après avoir acquis de l’expérience et les compétences nécessaires, l’assistant événement pourra prétendre au poste d’encadreur d’équipe, puis enfin au poste de chef de projet junior.

L’obtention du grade de chef de projet senior se fait après la réussite d’organisation d’événements prestigieux. Une fois cette promotion acquise, le responsable de projet événementiel senior peut évoluer vers différents métiers tels que :

• Directeur de projet événementiel.
• Chargé des relations publiques.
• Consultant en communication.
• Directeur de la communication.

Le chef de projet événementiel peut également se tourner vers l’entrepreneuriat et monter sa propre agence d’événementiel.